GDPR – oplysningspligt ved rekruttering

Friis & Moltkes oplysningspligt ved rekruttering

Når du søger en stilling hos Friis & Moltke, skal vi give dig en række informationer, når vi modtager oplysninger om dig.

I henhold til vores oplysningspligt vil vi informere dig om:

 

Den dataansvarlige og dennes kontaktoplysninger.

Hvad er personoplysninger?

Hvilke oplysninger behandler vi ved rekruttering?

Hvordan indhenter vi referencer?

Opbevaring og sletning af dine oplysninger

Videregivelse af oplysninger

Dine rettigheder

Klagemulighed til Datatilsynet

 

Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Friis & Moltke

CVR-nr. 17376845

Åboulevarden 1

8000 Aarhus C

https://friis-moltke.dk/

+45 72 10 00 52

Mail: mail@friis-moltke.dk

 

Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os på telefon +45 72 10 00 52 eller mail@friis-moltke.dk.

 

Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er enhver form for information, der kan henføres til bestemte personer. Personoplysninger kan bl.a. være:

 

Identifikationsoplysninger som navn og adresse

Oplysninger om alder, uddannelse og tjenstlige forhold

Oplysninger i form af et billede

Oplysninger om økonomiske forhold

Følsomme personoplysninger kræver særlige hensyn, når disse behandles. En personoplysning er kun følsom, hvis den hører under en af følgende kategorier:

Race eller etnisk oprindelse

Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning

Fagforeningsmæssigt forhold

Genetiske eller biometriske data – med det formål entydigt at identificere en fysisk person.

Helbredsoplysninger.

Seksuelle forhold eller seksuel orientering.

 

Behandling af personoplysninger ved rekruttering

Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos Friis & Moltke. Når du søger en stilling, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det gør, at vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig.

Der behandles ikke følsomme personoplysninger om dig.

Nedenfor kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos Friis & Moltke.

 

Når vi modtager din ansøgning

Vi behandler de oplysninger, herunder de personoplysninger, som du fremsender (eller som ind­hentes via en reference), med henblik på at evaluere din ansøgning. Disse oplysninger omfatter: ansøgning, CV, referencer, karakterudskrifter, uddannelsesbevis og evt. øvrige bilag, som du vælger at sende.

 

Der behandles ikke følsomme personoplysninger om dig. Vi beder dig derfor om, at du overstreger eventuelle CPR-numre på karakterudskrifter mv., da det ikke nødvendigt for os at kende dit CPR-nummer ved rekruttering.

 

Vi anvender databeskyttelsesloven artikel 6, stk. 1 litra b samt litra f som behandlingshjemmel, da der er tale om personoplysninger, der er nødvendige af hensyn til opfyl­delse af en kontrakt samt er nødvendige for, at den dataansvarlige kan forfølge en legitim interesse.

 

Vi vurderer ansøgningen

Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer til den opslåede stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, der ikke er blevet indkaldt til samtale, vil få besked herom.

 

Når vi har udvalgt dig til ansættelsessamtale

I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre forløb.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, da der er tale om personoplys­ninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat.

 

Indhentning af referencer

Hos Friis & Moltke kan det være aktuelt at indhente referencer om dig under et rekrutteringsforløb. Indhentning af referencer sker på grundlag af forordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke) og litra f. Der indhentes oplysninger om f.eks. ansættelsestidspunkt, arbejdsopgaver og lignende ”neutrale” oplysninger, og/eller oplysninger af en mere subjektiv karakter om f.eks. dine faglige eller sociale kompetencer. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kon­takte os på kontaktoplysningerne (se side 1). Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virk­ning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

 

Opbevaring og sletning

Hvis du får afslag, sletter vi dine oplysninger, som vi har registreret om dig, når rekrutterings­processen er afsluttet.

Hvis du bliver ansat, gemmer vi relevante oplysninger, der har været en del af rekrutteringsproces­sen, i din personalemappe.

 

Videregivelse af oplysninger

Vi behandler personoplysninger fortroligt, og videregiver alene oplysninger til andre, hvis der fore­ligger et særligt lovgrundlag eller grundlaget for videregivelsen findes i reglerne for databeskyttel­sesforordningen eller i databeskyttelsesloven. Videregivelsen vil dog være begrænset til kun at være de personlige oplysninger, som behandles som led i vores virke som arkitektvirksomhed.

 

Ved ansættelse videregiver Friis & Moltke dine personoplysninger ifølge lovgivning eller med hjem­mel i databeskyttelsesforordningen (§11, stk. 2 nr. 4, §7, stik. 2, § 12 stik. 1 eller 2, artikel 9, artikel 6 samt artikel 5) til følgende:

 

Tillidsrepræsentant

Skattestyrelsen

Dataløn

Myndigheder

Fagforening

Pensionskasse

 

Overdragelse af oplysninger

Vi overdrager personoplysninger om ansatte til vores databehandler som led i vores lønadministration. Dette sker på baggrund af et lovligt behandlingsgrundlag, en databehandleraftale samt samtykke fra den ansatte, hvis dette er nødvendigt.

 

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

 

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere op­lysninger.

 

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

 

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores alminde­lige generelle sletning indtræffer.

 

Ret til begrænsning af behandling

 Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller for­svares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

 

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personop­lysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

 

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt an­vendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

Klagemulighed til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.